Come funziona Microsoft Teams

Microsoft Teams è una piattaforma relativamente recente (del 2017) ed è forse il programma per le videoconferenze più utilizzato in ambito professionale. Microsoft Teams ha come obiettivo quello di permettere il lavoro di ufficio anche da remoto offrendo la possibilità di effettuare riunioni a distanza, condividere messaggi, documenti, mostrare presentazioni e via dicendo. Se ti stai chiedendo come funziona Microsoft Teams allora continua la lettura di quest’articolo perchè ti spiegherò, senza entrare troppo nel dettaglio e complicarti le idee, i principi base di questa piattaforma.

Come funziona Microsoft Teams

Come usare Teams

Cominciamo subito a vedere come funziona Microsoft Teams e vediamo come poterlo utilizzare. Si può partecipare alle riunioni con Microsoft Teams in vari modi :

  • Tramite il programma gratuito disponibile per Windows e Mac in scaricabile da questo indirizzo
  • Direttamente dal programma teams all’interno di Office 365.
  • Da smartphone tramite app gratuita disponibile per iOS ed Android
  • da qualsiasi computer via web da tramite browser

L’utilizzo perfetto di Teams è tramite la suite Microsoft 365 perché si integra perfettamente con gli altri strumenti di lavoro; ad esempio puoi pianificare le riunioni direttamente da Outlook.

Indipendentemente dalla versione di Teams che vorrai utilizzare (web o da smartphone o PC) dovrai registrarti al sito di Microsoft da questa pagina, le credenziali poi potrai utilizzarle su tutte le piattaforme disponibili e le funzionalità presenti saranno più o meno le stesse.

come funziona Microsoft Teams

L’installazione e configurazione iniziale di Teams su computer Windows è semplicissima e richiede non più di dieci minuti seguendo questa guida. Su smartphone ti basterà scaricare l’app per iOS o Android e seguire le istruzioni a video.

Ora per capire come funziona Microsoft Teams è importante che tu sappia che esiste una versione gratuita ed una a pagamento; le principali differenze tra le due versioni sono :

  • il numero dei partecipanti ad una video conferenza (massimo 300 partecipanti per la versione gratuita ed illimitati per la versione a pagamento)
  • Nella versione gratuita le riunioni online, videochiamate e chiamate vocali integrate per singoli e gruppi hanno una durata massima di 60 minuti per riunione o chiamata
  • lo spazio di archiviazione file (2GB per la versione gratuita per utente ed 1TB per utente per la versione a pagamento) ; nella versione gratuita lo spazio condiviso è di 10GB
  • Registrazione delle riunioni (registrazioni video conferenze) disponibile solo per la versione a pagamento
  • strumenti aggiuntivi di amministrazione disponibili solo per la versione a pagamento

Quindi, come avrai sicuramente capito, puoi partecipare a riunioni e pianificarne di nuove anche con la versione gratuita che funziona bene e richiede solo una semplice registrazione. La versione a pagamento poi ha diversi piani tariffari per adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione.

Come usare Teams

Trovi tutti i piani nel dettaglio e maggiori informazioni direttamente in questa pagina.

Gruppi di lavoro Teams

Ora per capire come funziona Microsoft Teams è importante vedere i componenti principali di questa piattaforma che dovrai in qualche maniera utilizzare.

Microsoft Teams è utilizzato in prevalenza (in maniera abbastanza impropria) esclusivamente per le video conferenze video chiamate ma questa è solo una delle sue funzioni; Microsoft Teams è una piattaforma per gestire il lavoro di gruppo e per fare questo:

  • permette di scambiare informazioni e messaggi tra i vari appartenenti al gruppo di lavoro (le chat di Microsoft Teams)
  • permette la condivisione di file tra il gruppo di lavoro
  • permette di effettuare riunioni di gruppo (le videoconferenze di Teams)

Microsoft Teams stato progettato per il lavoro di gruppo per piccole e grandi aziende e per questo motivo può essere configurato per avere un’organizzazione con al suo interno gruppi di lavoro (Teams) e canali.

Ad ogni gruppo di lavoro possono essere assegnate una o più persone semplicemente invitandole. L’invito di Microsoft Teams avviene per posta elettronica per cui per aggiungere una persona si dovrà inserire il suo indirizzo email.

La persona invitata nel gruppo di lavoro non dovrà fare altro che cliccare nel link riportato all’interno della email di invito per partecipare al Teams.

Ora sai a grandi linee come funziona Microsoft Teams e quanto sia utile per le aziende e lo smartworking in generale; indipendentemente dalle sue funzionalità puoi comunque utilizzare Microsoft Teams anche solo per effettuare video conferenze e video chiamate.

Per aggiungere partecipanti ad videoconferenza con Microsoft Teams si può inviare l’url della videoconferenza (un indirizzo web) o più semplicemente mandare un invito. Il servizio di videoconferenza è integrato dalle chat dove si possono mandare oltre ai messaggi anche immagini.

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